Czujesz się przytłoczony nadmiarem obowiązków, które nie mają końca i kładą się cieniem na codzienności? Karuzela myśli i niepokoju wciąż wiruje w głowie i nie chce się zatrzymać? Żyjesz w ciągłym chaosie, toniesz w braku kontroli, odwlekasz działanie? Odkryj sposób na bezstresową produktywność i naucz się planować swoją pracę z GTD!
Czym jest metoda GTD?
Wyobraź sobie, że wykonałeś wszystkie ważne misje na czas. Nie martwisz się, bo żadna z pilnych spraw nie czeka w kolejce, a poczucie kontroli i mocy wypełnia każdy zakamarek swobodnych myśli. Nie czujesz na sobie zobowiązań, a telefon nie urywa się od powiadomień. Tak może być codziennie.
Getting things done to stworzona przez Davida Allena popularna metoda planowania działań, której celem jest umiejętne zarządzanie swoimi zadaniami, przy jednoczesnym zwiększaniu produktywności i doprowadzaniu spraw do końca. Sztuka bezstresowej efektywności to system, który gromadzi i segreguje prywatne oraz zawodowe obowiązki porządkując je w przejrzyste listy po to, aby pomóc nam je zrealizować oraz nauczyć nas dyscypliny i systematyczności. Zamiast polegać na sile pamięci, porządkujemy chaos w umyśle i przenosimy środek ciężkości na plan oraz działanie. Rządzi nami lista spraw do zrobienia.
GTD w praktyce, czyli 5 prostych kroków do celu
Metoda GTD jest uniwersalna, może dotyczyć każdej sfery życia i składa się z 5 ważnych etapów:
- Kolekcjonowanie
Ten poziom to poszukiwanie ukrytych skarbów. Gromadzimy tutaj wszystko, co mamy w pamięci, uwalniamy się od pomysłów, planów i zadań po to, aby spisać je i umieścić w konkretnym koszyku, tzw. inboxie. Może on przybierać dowolną formę (notatnik, segregator, aplikacja, poczta, kalendarz). Ważne, aby żadne sprawy materialne oraz niematerialne nie zalegały nam w głowie. Kiedy koszyk jest kompletny, a umysł poczuje się wolny i stanie się czystą kartką, nasz inbox jest gotowy.
- Analiza
To miejsce na dokładne przyjrzenie się znalezionym skarbom. Koszyk pomysłów i planów wymaga opróżnienia. Nie wszystkie sprawy będą wymagały podjęcia działania, dlatego warto je rozpoznać i odróżnić. Te, które nie potrzebują akcji, chowamy w archiwum, koszu lub na „liście być może”.
Przeczytaj także: Jak urządzić domowe biuro?
Jeśli zadanie wymaga działania:
- wykonujemy je od razu (kiedy zajmuje mniej niż 2 minuty),
- odkładamy do kalendarza,
- delegujemy do innej osoby,
- odkładamy do porządkowania (kiedy zajmuje dłużej niż 2 minuty),
- wpisujemy na listę rezerwową.
W analizie warto pamiętać o trzech zasadach:
- ruch jest jednokierunkowy, nie wstawiamy spraw z powrotem do koszyka,
- rzeczy na samej górze mają pierwszeństwo (LIFO),
- procesujemy jedno zadanie naraz.
- Porządkowanie
To swobodne poruszanie się po stworzonym systemie. Zadania, które wymagają od nas akcji, układamy w segregatorze kontekstowo (praca, nauka, dom, zakupy) według kategorii:
- projekty (zadania z większą ilością akcji),
- najbliższe działania (zadania priorytety),
- oczekiwane (zadania oddelegowane),
- kalendarz (zadania z jasno określonym czasem),
- może/ w przyszłości (opcje na kiedyś).
4. Przegląd
To codzienna kontrola listy uporządkowanych spraw oraz kalendarza, która usprawnia cały system, daje bezcenne poczucie kontroli i pomaga zorientować się w bieżących zadaniach. Przegląd uważany jest za najważniejszy etap metody GTD. Przeprowadzanie regularnej inspekcji powinno odbywać się minimum raz w tygodniu.
- Realizacja
Finalnym etapem jest wykonanie wszystkich zobowiązań z listy. Nasza codzienna praca obejmuje trzy rodzaje aktywności:
- wykonywanie pilnych zadań bieżących,
- wykonywanie zaplanowanych zadań,
- planowanie kolejnych zadań.
Ważne jest zachowanie równowagi pomiędzy tym, co zaplanowaliśmy, a tym, co pojawiło się niespodziewanie. Przy wyborze zadań do realizacji kierujemy się: kontekstem, dostępnym czasem, poziomem energii oraz priorytetem spraw.
Getting things done – podsumowanie
W metodzie Getting things done nie ustalamy celu, który jest odległy i od którego dzieli nas przepaść, ale rozpisujemy pojedyncze działania, które pomagają nam go osiągnąć. Zamiast ciągle myśleć o tym, co mamy do zrobienia, zaczynamy działać i sprawnie zarządzamy swoim własnym strumieniem sukcesu.
Autor tekstu: Klaudia Granda-Grzesiak