Skrzynka pocztowa to jedna z najważniejszych rzeczy dla każdego użytkownika Internetu. Czasami możemy korzystać z kilku kont mailowych, bo w ten sposób jesteśmy mniej zaskoczeni ilością wiadomości przychodzących na jedno z nich. Jednak nawet w tym przypadku nie zawsze da się uporządkować wszystko, a życie w przestrzeni internetowej bez poczty elektronicznej jest niemal niemożliwe. Co więc należy zrobić, aby skrzynka nie wyglądała jak kosz na śmieci?
Inbox zero – co to jest?
Inbox zero, czyli pusta skrzynka odbiorcza, to metoda zarządzania i organizowania poczty elektronicznej. Jego twórcą jest Merlin Mann, amerykański publicysta i bloger zajmujący się kwestiami osobistej produktywności i zarządzaniem czasu. Podczas pracy nad inną techniką – Getting Things Done, która służy do organizacji zajęć i zarządzania listami zadań – Merlin zauważył, że dużo czasu zajmuje mu zapanowanie nad pocztą elektroniczną. Analizując pracę GTD, powstał „inbox zero”.
Jak zorganizować pracę stosując metodę inbox zero?
Musisz zacząć od pustej skrzynki odbiorczej. Ta metoda nie pomoże Ci, jeśli w skrzynce piętrzą się dziesiątki tysięcy maili. Zarchiwizuj więc wszystkie swoje powiadomienia i zacznij je organizować, korzystając z poniższych wskazówek.
Zarządzaj swoimi listami w porządku chronologicznym
Aby wyrobić w sobie ten pożyteczny nawyk, potrzebna będzie pewna dyscyplina. Przetwarzając wiadomości e-mail, zacznij od najdawniejszej wiadomości i pracuj w górę do najnowszych. Dzięki temu zachowasz chronologiczną kolejność i nie pogubisz się.
Przeczytaj również: Treści dla firm – jak je tworzyć profesjonalnie?
Odpowiedź – archiwum
Główną zasadą metody inbox zero jest to, że Twoja skrzynka odbiorcza nie jest miejscem do przechowywania maili. Wszystkie wiadomości w skrzynce odbiorczej powinny być obsługiwane jednocześnie. Przeczytaj je po kolei i albo odpowiadaj, jeśli wiadomość wymaga odpowiedzi, albo po prostu je zarchiwizuj. Jeśli nie możesz od razu odpowiedzieć na maila, są dwie opcje:
- Zapisz go w swojej aplikacji organizatorskiej. Może to być Evernote, OneNote lub jakiś program do zarządzania zadaniami. Ustaw datę, aby oprogramowanie przypomniało Ci o napisaniu odpowiedzi.
- Ustaw czas wysyłania. Jeśli możesz wysłać powiadomienie od razu, ale jego otrzymanie zajmie Twojemu odbiorcy trochę czasu, skorzystaj z funkcji dostarczania z opóźnieniem w Gmailu. Outlook, Thunderbird i inne aplikacje mogą zrobić to samo.
Używaj skrótów klawiszowych
Skróty znacznie skracają czas przetwarzania wiadomości e-mail. Nie trzeba przy nich przesuwać kursora myszy tu i tam. Pamiętaj i korzystaj z trzech skrótów klawiszowych:
- Klawisz E – umożliwia szybkie archiwizowanie wiadomości. Przeczytaj, naciśnij E, zarchiwizuj. To jest tak proste, jak to tylko możliwe.
- Klawisz R – służy do szybkiego pisania odpowiedzi. Jeśli musisz odpowiedzieć na e-mail, naciśnij go, wprowadź swoją odpowiedź, naciśnij Enter.
- Klawisz F – wysyła odebrane wiadomości e-mail do innych odbiorców.
Skrzynka odbiorcza jest pusta – zamknij swoją pocztę
Gdy próbujesz skupić się na pracy, nie możesz być ciągle zdekoncentrowany przez pocztę elektroniczną. Dlatego trzymaj się zasady: gdy Twoja skrzynka odbiorcza jest pusta, zamknij zakładkę Gmaila i zapomnij o mailu na najbliższe kilka godzin. Po prostu zajmij się swoją pracą. Wyłącz wszystkie powiadomienia o przychodzących e-mailach. Są one bardzo rozpraszające.
Inbox zero – podsumowanie
Inbox zero to współczesne podejście do zarządzania pocztą elektroniczną, które ma na celu utrzymanie skrzynki odbiorczej zawsze pustej. Korzystanie z tej metody jest proste i zyskowne, ponieważ możesz zmniejszyć stres dzięki tym wskazówkom. Jest to również świetny sposób na zwiększenie produktywności dla pracowników zdalnych, którzy mogą mieć więcej e-maili na swoim koncie niż pracownicy tradycyjnego biura. Pamiętaj, że konto pocztowe to narzędzie do komunikacji. Nawet jeśli odpowiadanie na e-maile jest częścią twojej pracy, to z pewnością nie jest to wszystko, co robisz, więc użyj techniki, które sprawią, że twoja skrzynka będzie pomocą, a nie kłopotem.
Autor tekstu: Alina Partytska