Wszyscy czasem zapisujemy, co mamy do zrobienia. Ale zazwyczaj nie prowadzimy takich zapisków regularnie. Lista to-do to po prostu lista zadań. Ale to, co ją wyróżnia, to sposób, w jaki ją skomponujemy. Zdziwisz się, jak kilka prostych zasad może wprowadzić w twoje życie ład i porządek. Poznaj sposoby, jak stworzyć idealną listę spraw do załatwienia.
Lista to-do. Jak zostać managerem swojego czasu
Mówią, że należy pielęgnować dobre nawyki. Prowadzenie listy zadań to właśnie jeden z takich dobrych rytuałów w ciągu dnia. Usystematyzuje nasze życie, pomoże zachować spokój i panować nad swoim czasem. Poznaj kilka wskazówek, które pomogą Ci stworzyć idealną listę to-do:
1. Lista rzeczy do zrobienia jako twój nowy codzienny rytuał
Znajdź chwilę, w której możesz się wyciszyć i pomyśleć, co masz jutro do zrobienia. Może to być na przykład wieczór. Zapisz wszystkie ważne sprawy do załatwienia. Przekonasz się, że już samo zapisanie swoich planów Cię uspokoi. Uwolnisz się w ten sposób od natrętnych myśli. Dzięki temu będziesz miał poczucie, że o niczym nie zapomnisz.
2. Przemyśl swoje priorytety
Mamy już gotową listę zadań, ale wydaje się długa i przytłaczająca? Wyszczególnij najważniejsze rzeczy. Będziesz wtedy dokładnie wiedział, czym zająć się w pierwszej kolejności i które sprawy są naprawdę ważne. Przyjrzyj się wszystkim swoim obowiązkom i zweryfikuj, czy coś możesz przełożyć. To da Ci poczucie, że panujesz nad swoim życiem
3. Grupuj obowiązki
Widok wielu zadań do wykonania może przyprawić o zawrót głowy. Ale na naszej liście znajdą się nie tylko obowiązki zawodowe. Mamy też w planach wizyty u lekarza, zakupy i spotkania towarzyskie. Najlepiej podzielić swoją listę zadań na grupy. Wtedy będzie bardziej przejrzysta.
4. Panuj nad czasem
Czas to coś, czego zazwyczaj nie uwzględniamy w naszej liście. To naprawdę duży błąd. Zapisuj nie tylko termin wykonania zadania, ale również, ile czasu ono zajmie. Dzięki temu łatwiej Ci będzie tworzyć przyszłe listy. Pamiętajmy też o rezerwie czasowej. Planuj z zapasem, dzięki temu unikniesz nerwowych sytuacji. Pamiętaj również o wykreślaniu z listy zrealizowanych zadań. Wtedy na bieżąco będziesz kontrolować sytuację.
5. To, jak piszesz, ma znaczenie
Czy nie zdarzyło Ci się nigdy zapisać czegoś skrótem, a potem zastanawiać się, o co właściwie chodziło? Staraj się wpisywać na swoją listę dokładne działania. Nie pisz ogólnikowo. Uwzględniaj jak najwięcej szczegółów, np. kupić nowe narty, zadzwonić do prawnika (w jakiej sprawie). Dopisuj numery telefonów lub ważne informacje. Potraktuj swoją listę jako pomoc na następny dzień.
6. Notatnik czy aplikacja
To, jak będziemy tworzyć listę to-do, zależy od naszych upodobań. Jeśli nie mamy zbyt wielu obowiązków i chcemy po prostu być bardziej zorganizowani, wystarczy nam lista w wersji papierowej. Jeśli jednak nasza praca wiąże się z wieloma spotkaniami i ogromną listą zadań, to warto się zastanowić nad aplikacją służącą do tworzenia listy to-do. Tego rodzaju aplikacje mają wiele przydatnych funkcji. Taka forma z pewnością pomoże nam usystematyzować obowiązki.
Przeczytaj również: Prawo Parkinsona – jak zwiększyć produktywność?
Najpopularniejsze aplikacje do tworzenia listy to-do:
- Google Keep,
- Todoist,
- Habitica,
- Nozbe,
- Trello,
- Asana.
7. Codzienna analiza
Poświęć codziennie trochę czasu na przeanalizowanie swojej listy zadań z minionego dnia. Sprawdź, czy wszystko udało się zrealizować. Przełóż sprawy, które nie zostały załatwione, na następne dni. Pamiętaj, że systematyczność jest kluczem do sukcesu. Szybko zorientujesz się, jak wielką pomocą jest lista to-do.
Podsumowując, co jest kluczem do stworzenia idealnej listy to-do?
Lista zadań jest bardzo przydatna. Z pewnością warto poświęcić na nią trochę czasu i stworzyć sobie dobrą rutynę. Zapisując wszystkie rzeczy do zrobienia, nie musimy o nich wciąż myśleć. A przecież każdy chce mieć spokojną głowę i wszystko pod kontrolą. Stworzenie listy rzeczy do zrobienia sprawi, że pozbędziemy się zbędnego stresu, a dodatkowo będziemy bardziej profesjonalni.
Autor tekstu: Julita Stelmaszuk