Timeboxing jest techniką zarządzania czasem, która polega na przydzielaniu określonego czasu na wykonanie konkretnej czynności, zadania lub projektu. Elon Musk i Bill Gates stosują TimeBoxing, bo to metoda niezwykle skuteczna. Dzięki niej skupiają się na jednym zadaniu, zwiększają swoją dyscyplinę oraz uciekają od zbędnego perfekcjonizmu.
Timeboxing – jak powstała ta metoda?
Pojęcie timeboxingu zostało po raz pierwszy wprowadzone przez Jamesa Martina, autora książki „Rapid Application Development” (szybkie tworzenie aplikacji). W stworzeniu timeboxingu Martin wykorzystał prawo Parkinsona, które mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić dostępny czas na jej wykonanie. Oznacza to, że jeśli na wykonanie zadania przydzielono nam określony czas, to zazwyczaj zajmie nam ono cały ten czas, niezależnie od rzeczywistej ilości pracy potrzebnej do wykonania zadania.
Martin radzi zatem, że jeżeli nie chcesz poświęcić całego miesiąca na napisanie pięciu stron pracy tylko dlatego, że taki termin wyznaczyłeś sobie sam, powinieneś spróbować timeboxingu.
Timeboxing – dlaczego warto stosować?
Timeboxing jest często stosowany w kontekście pracy zespołowej, zwłaszcza w projektach Agile i Scrum, gdzie określa się okresy czasowe (np. sprinty) na wykonanie konkretnych zadań. Jednak warto zastosować timeboxing w naszej pracy indywidualnej, czy wręcz również w życiu prywatnym. Jeśli prowadzisz kilka dużych projektów, do tego obsługujesz Facebooka, Instagrama, YouTube’a, właśnie timeboxing pomoże ci to wszystko spiąć i dokończyć na czas.
Jak realnie wykorzystać metodę timeboxingu?
Pisząc w skrócie: otwórz swój kalendarz i wprowadź bloki czasowe na konkretne zadanie. Oznacza to, że ustalasz konkretną dawkę czasu na każde zadanie w ciągu dnia/tygodnia. Zamiast pracować reaktywnie i reagować na to, co się dzieje (maile, telefony) – pracujesz według swojego schematu.
Przeczytaj również: Treści dla firm – jak je tworzyć profesjonalnie?
Jeżeli ustawisz timebox w swoim kalendarzu – traktujesz to jak spotkanie z samym sobą i pracujesz w totalnym skupieniu. Dla większych zadań/tematów możesz zarezerwować więcej bloków. Ważne, aby bloki nie były za długie (łatwo wtedy o prokrastynację, przeglądanie maila, itd.)
Jakie są zalety timeboxingu?
Największą zaletą jest to, że pracujesz na swoich zasadach. Kreujesz swój dzień pracy. Wymaga to sporej dyscypliny i skupienia, ale przynosi bardzo dobre rezultaty. Przeanalizujmy pozostałe zalety timeboxingu:
1. Skupienie uwagi
Timeboxing pomaga w skupieniu uwagi na wykonywanym zadaniu. Określenie konkretnego czasu na jego wykonanie sprawia, że jesteśmy bardziej skoncentrowani i mniej podatni na rozpraszacze.
2. Eliminacja marnowania czasu
Timeboxing zapobiega marnowaniu czasu na jednym zadaniu kosztem innych. Przydzielając określony czas na wykonanie zadania, skłaniamy się do efektywniejszego wykorzystania czasu i unikania nadmiernego angażowania w jedno zadanie.
3. Lepsze planowanie
Określanie ram czasowych w timeboxingu pomaga w lepszym planowaniu pracy. Dzięki wyznaczaniu czasu na poszczególne zadania możemy lepiej oszacować, ile czasu potrzebujemy na różne czynności i zadania, co ułatwia planowanie harmonogramu i realistyczne rozplanowanie zadań.
4. Zwiększenie motywacji
Timeboxing dostarcza nam określonego celu czasowego do osiągnięcia. Wyznaczanie konkretnego czasu na wykonanie zadania może nas motywować do skoncentrowanej pracy i efektywnego działania.
5. Śledzenie postępów
Timeboxing pozwala nam śledzić nasze postępy. Każdy timebox działa, jako jednostka pomiaru, dzięki czemu możemy śledzić, ile zadań udało się zrealizować w danym czasie. To umożliwia lepsze monitorowanie naszej wydajności i identyfikowanie obszarów do poprawy.
Timeboxing – podsumowanie
Timeboxing ma wiele zalet. Gdy zaczynamy go stosować musimy pokonać własne nawyki i przyzwyczajenia. Elon Musk potrafi znaleźć czas dla siebie, swoich hobby i rodziny, pracując 11-14 godzin dziennie i śpiąc 6 godzin. To właśnie timeboxing jest tajemnicą jego codziennych osiągnięć.
Autor tekstu: Paulina Jelonek