Zjawiskiem i zarazem przestrogą dla ludzi w zarządzaniu czasem pracy jest tzw. efekt piły. Jeśli jesteś zainteresowany, jak on przedstawia się on w obliczu Twoich zawodowych zadań oraz oszczędności czasu, ten tekst jest dla Ciebie.
Na czym polega efekt piły?
Mówiąc wprost, efekt piły jest ilustracją dla naszych zadań i związanych z nimi rozpraszaczy. Szacuje się, że zajmują one około trzydziestu procent czasu pracy. Nasze skupienie ma swoją krzywą kreatywności i zarazem efektywności. Im częściej odstępujemy od pracy, tym dłużej zajmuje do niej powrót.
Kiedy przystępujemy do swoich obowiązków, upływa nam pewien czas na ich optymalne wypełnianie. Ewentualne rozpraszacze: przychodząca wiadomość czy własna niemożność skupienia, gdy sprawdzamy na przykład social media, wszystko to powoduje nie tylko jego upływ na wykonanie tych mniej lub bardziej zbędnych czynności, ale także sprawia, że aby wrócić do uprzedniego zajęcia, znów musimy poświęcić energię na powrót do naszego najlepszego zaangażowania.
Jak walczyć z rozpraszaczami uwagi – metody zewnętrzne
Rozproszenie uwagi jest rzeczą powszechną, nie jest to nic odkrywczego. Dobrą informacją jest natomiast fakt, że możemy próbować dość skutecznie się mu przeciwstawiać. Techniki czy metody te podzieliłbym na dwie grupy: zewnętrzne i wewnętrzne.
Spośród tych pierwszych jedną z najistotniejszych wydaje się odpowiednie zarządzanie czasem. Z pomocą przychodzi nam metoda TRZOS, której nazwa przyjęta została od pierwszych liter jej wytycznych:
- T – terminy realizacji zadań;
- R – ramy czasowe;
- Z – zarządzanie rezerwami czasu;
- O – ograniczenie pozostałych zadań;
- S – sprawdzenie wyników.
Chyba najistotniejsza jest tutaj jednak pewna elastyczność w podejściu do tych wytycznych. Niech to będą pomocne, a nie krępujące nas ramy. Ważna jest, owszem, np. hierarchia zadań, ale poddana subiektywnej ocenie. Niech technika ta stanie się naszą pomocą, a nie dyktatem.
Inną, dość głośną metodą, jest metoda Pomodorro. Przyjmujemy w niej półgodzinne cykle. Nastawiamy budzik na dwadzieścia pięć minut pracy, podczas której izolujemy się jak najbardziej można od źródeł rozproszenia, a pozostałe pięć minut przeznaczamy na przerwę. Choć początkowo technika ta może być kłopotliwa ze względu na sztywne ramy, to w dłuższej perspektywie owe dwadzieścia pięć minut staje się niezwykle pomocne ze względu na wzmożony wówczas wysiłek i poczucie braku straconego czasu.
Przeczytaj także: Timeboxing – metoda produktywności Elona Muska
Jak walczyć z rozpraszaczami uwagi – metoda wewnętrzna
Jako wewnętrzną metodę na efekt piły w zarządzaniu czasem wyróżniłbym jednak coś „autorskiego”, z gruntu trywialnego, a zarazem uniwersalnego: wybór kilku trzech czy czterech reguł typu asertywność, nie opuszczanie miejsca w wyznaczonym czasie, nawet jeżeli byłby to czas na początku pozornie stracony, izolacja od otoczenia (mam tutaj na myśli głównie izolację mentalną). Innymi słowy, siła woli. W przeciwnym wypadku może się okazać, że nawet techniki z najbardziej wyszukanymi nazwami będą zawodzić. Myślę, że głównym sprzymierzeńcem jest tutaj nieoczekiwanie czas, wraz z którym nabierzemy odpowiednich nawyków.
Autor tekstu: Zbigniew Zwoliński